Privatlivspolitik – Hallgruppen

Politik om beskyttelse af personoplysninger

1 INDLEDNING

Denne politik om beskyttelse af personoplysninger beskriver, hvordan vi behandler personoplysninger hos Hallgruppen. Vi beskriver, hvilke personoplysninger der behandles til hvilke formål, det lovlige behandlingsgrundlag for denne behandling samt andre relevante forhold, der knytter sig hertil. Hallgruppen indsamler og behandler personoplysninger til de formål, der følger af vores virksomhed, herunder salg af produkter og tjenesteydelser til kunder på privat- og erhvervsmarkedet. Vi indsamler også personoplysninger, når du besøger vores websider. Der gælder en separat politik om beskyttelse af personoplysninger for medarbejdere og jobansøgere. Vores behandling af personoplysninger foregår i overensstemmelse med EU’s persondataforordning (GDPR) og eventuelle andre nationale regler for behandling af personoplysninger.

2 BEHANDLINGSANSVAR

Vi er behandlingsansvarlige for alle personoplysninger, som behandles i henhold til denne politik om beskyttelse af personoplysninger, og for de behandlingsformål, der beskrives i det følgende. Hallgruppens bestyrelse har det overordnede ansvar for denne behandling, og den daglige opfølgning er uddelegeret til den daglige leder.

3 FORMÅLET MED VORES BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

3.1 Handel, kundekontakt, kommunikation, fakturering mv.

Vi indsamler og registrerer personoplysninger om kontaktpersoner hos vores kunder, leverandører og andre forbindelser, som har kontakt med os. Det gør vi for at kunne holde løbende kontakt med vores kunder, informere om produkter og bestillinger, behandle køb, organisere leverancer, fakturere mv.

I sådanne tilfælde behandler vi navn, e-mailadresse og telefonnummer om kontaktpersoner og eventuelt også en historik over dialog med kontaktpersoner, bestillinger mv.

Hvis du er kunde hos os, følger behandlingsgrundlaget af vores aftale med dig, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1., litra b). Personoplysningerne opbevares i dette tilfælde, så længe du er kunde hos os, og i tre år efter at kundeforholdet er ophørt. Hvis du derimod er ansat hos en af vores erhvervskunder, følger behandlingsgrundlaget af vores legitime interesse i at behandle oplysninger om vores kunders kontaktpersoner til de formål, der er beskrevet ovenfor, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f), hvor vores interesser efter en nærmere vurdering vejer tungere end den registreredes krav på beskyttelse af personoplysninger. Oplysningerne opbevares, så længe du er ansat hos en af vores kunder. Personoplysningerne slettes, senest et år efter at vi får besked om, at du er stoppet hos en af vores kunder. I begge tilfælde vil personoplysningerne efter behov blive behandlet i overensstemmelse med de lovbestemte regler om opbevaringstid, f.eks. bogføringslovens krav om opbevaring af bogføringsbilag (såsom fakturaer) i fem år efter regnskabsårets afslutning.

Personoplysningerne indsamles enten fra dig eller fra din arbejdsgiver.

3.2 Kontaktformular, spørgsmål fra websiden

Vores websider indeholder en kontaktformular, som du kan udfylde med navn, e-mailadresse , mobilnummer, interesseområde, firmanavn og efter behov en kommentar. Vi behandler personoplysninger med det formål at besvare dine spørgsmål, og behandlingen er baseret på dit underforståede samtykke til, at vi må behandle dine kontaktoplysninger til dette formål, som du giver ved, at du frivilligt sender disse oplysninger til os via vores websider, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a). Vi behandler personoplysninger fra webformularen, så længe det er nødvendigt for at kunne besvare dit spørgsmål, og sletter dem senest ét år efter sidste kontakt mellem dig og os, medmindre du bliver kunde hos os, i hvilket fald vi behandler personoplysninger om dig til dette formål i overensstemmelse med beskrivelsen ovenfor.

3.3 Markedsføring via nyhedsbrev

Hallgruppen udsender regelmæssigt nyhedsbreve til personer, som har givet samtykke til dette. Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger til dette formål følger af det samtykke, du har givet til at modtage nyhedsbreve fra os, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a). Du kan når som helst trække dette samtykke tilbage. Det vil i så fald ikke have andre konsekvenser for dig, end at du ikke længere modtager nyhedsbrevet. Du kan trække dit samtykke tilbage ved at sende os en e-mail. Du kan finde vores kontaktoplysninger nederst i dette dokument. Du kan også trække dit samtykke tilbage ved at klikke på linket til framelding i det nyhedsbrev, der sendes ud.

3.4 Logning af besøg på websider

Vores websystemer logger din aktivitet, når du besøger vores websider. Logfilerne analyseres i tilfælde af hacking eller andre typer af angreb eller kriminel aktivitet, der er rettet mod vores websider. Følgende oplysninger opbevares: din IP-adresse, hvilke link du har klikket på, hvilken browser du bruger samt andre oplysninger om din browser og din computer. Behandlingsgrundlaget følger af GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f), hvor vi efter en vurdering har fundet det nødvendigt at logge denne type trafik for at kunne overvåge og sikre vores systemer. Sådanne system- og sikkerhedslogs opbevares i 6 måneder, hvorefter de slettes.

3.5 Behandling af cookies

Vi behandler cookies, når du besøger vores websider. Se den separate cookiepolitik, som er tilgængelig på vores websider og indeholder oplysninger om, hvilke cookies vi benytter, hvad formålet med behandlingen er, samt hvor længe de opbevares, og hvornår de slettes.

3.6 Uopfordret ansøgning sendt via e-mail

Du kan sende os en uopfordret ansøgning via e-mail på job@hallgruppen.dk. Grundlaget for vores behandling af disse oplysninger er dit underforståede samtykke til, at vi må gemme din jobansøgning og vurdere dig, når der bliver ledige stillinger hos os. Vi opbevarer personoplysningerne, så længe du samtykker til vores behandling af dem. Du kan når som helst trække dit samtykke til vores behandling af din jobansøgning tilbage. Vi vil i så fald slette ansøgningen og vil ikke længere kunne benytte personoplysningerne til at vurdere dig til en fremtidig ledig stilling hos os.

Dine personlige data slettes senest efter 6 måneder.

4 HVEM FÅR ADGANG TIL DINE PERSONOPLYSNINGER?

Dine personoplysninger bliver kun behandlet af faste eller konsulentansatte medarbejdere, som har behov for at få adgang til oplysningerne i forbindelse med deres arbejde. Alle faste og konsulentansatte medarbejdere har underskrevet en fortrolighedserklæring vedrørende de personoplysninger, den enkelte bliver bekendt med eller på anden måde behandler i forbindelse med sine arbejdsopgaver.

Fortrolighedserklæringen gælder også, efter at ansættelsesforholdet er ophørt.

5 OPBEVARING OG SLETNING AF PERSONOPLYSNINGER

Personoplysningerne opbevares og behandles, så længe det er nødvendigt til det formål, oplysningerne blev indsamlet til. Vi har udarbejdet rutiner for sletning i overensstemmelse med de krav, der følger af databeskyttelseslovgivningen, og de er beskrevet for hver behandlingsformål.

6 OVERFØRSEL OG UDLEVERING AF PERSONOPLYSNINGER

Alle personoplysninger, vi behandler, opbevares på it-systemer placeret inden for EU/EØS-området.

Personoplysningerne overføres ikke til tredjelande.

Personoplysningerne udleveres heller ikke til tredjeparter, medmindre der foreligger et lovligt grundlag for dette. Eksempler på et sådant grundlag vil typisk være en aftale med dig eller en lovbestemt forpligtelse, som pålægger os at udlevere oplysningerne.

7 BRUG AF DATABEHANDLERE

Hallgruppen køber tjenester hos anerkendte it-leverandører, herunder bistand til at drifte de systemer, hvorpå dine personoplysninger opbevares og behandles. Vi har indgået databehandleraftaler med alle vores leverandører. Databehandleraftalerne varetager de krav, der stilles til informationssikkerhed og beskyttelse af personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen.

På nuværende tidspunkt benyttes følgende databehandlere:

• Viva Media AB
• SuperOffice CRM
• Ninjaforms
• FreeSpee

Al behandling af personoplysninger foregår inden for EU/EØS-området.

8 SIKKERHED FOR BEHANDLINGEN

Vores behandling af dine personoplysninger gennemføres på en sikker måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende krav, som følger af databeskyttelseslovgivningen. Vi har iværksat de nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at garantere informationssikkerheden for de personoplysninger, vi behandler.

Vi gennemfører regelmæssige risikovurderinger af denne behandling, og vi har etableret rutiner for håndtering af eventuelle brud på informationssikkerheden, herunder rutiner for underretning af Datatilsynet og eventuelt også de registrerede personer, som er berørt af et brud på datasikkerheden.

9 RET TIL INDSIGT I, BERIGTIGELSE OG SLETNING AF PERSONOPLYSNINGER

I henhold til den gældende databeskyttelseslovgivning har du en række rettigheder i forbindelse med adgang til og behandling af dine personoplysninger.

Dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen:

• Du har, med de undtagelser, der eventuelt følger af nationale regler, ret til når som helst at anmode om indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. Du har også ret til at få dine personoplysninger berigtiget/rettet, hvis de er unøjagtige eller ufuldstændige. Under visse omstændigheder har du også ret til at kræve, at vi sletter dine personoplysninger. Læs mere om sletning nedenfor.
• I enkelte tilfælde har du også ret til at kræve, at vi begrænser behandlingen af dine personoplysninger, og/eller ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.
• I enkelte tilfælde har du ret til at få udleveret (modtage) de personoplysninger, du har delt med os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og du kan anmode om, at disse oplysninger overføres til en anden behandlingsansvarlig, f.eks. en anden lignende organisation (den såkaldte ret til dataportabilitet).

Henvendelser vedrørende dine rettigheder kan rettes til post@hallgruppen.no. Se også de øvrige kontaktoplysninger nederst i dette dokument. Af hensyn til informationssikkerheden og beskyttelsen af personoplysninger vil vi, hvis vi finder det nødvendigt, bede dig om at bekræfte din identitet, før vi eventuelt vurderer og behandler din henvendelse.

Vi besvarer din henvendelse så hurtigt som muligt og senest inden for én måned, og du får besked, hvis det vil tage længere tid.

10 MERE OM RETTEN TIL SLETNING

Vi sletter alle personoplysninger, vi behandler om dig, uden ugrundet ophold, når vi har modtaget din henvendelse og i overensstemmelse med de frister, der følger af databeskyttelseslovgivningen. Oplysningerne vil dog ikke blive slettet, hvis vi har et andet lovmæssigt behandlingsgrundlag, og det er nødvendigt fortsat at opbevare dine personoplysninger. Hvis et sådant behandlingsgrundlag foreligger, oplyser vi dig om dette, når du henvender dig til os, og du får information om, hvad behandlingsgrundlaget er, og hvornår oplysningerne eventuelt vil blive slettet.

11 KLAGE OVER BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at vores behandling af dine personoplysninger ikke er i overensstemmelse med denne politik om beskyttelse af personoplysninger eller den gældende databeskyttelseslovgivning.

Du kan finde de opdaterede kontaktoplysninger til Datatilsynet her:

https://www.datatilsynet.dk/kontakt

12 ÆNDRINGER I POLITIKKEN OM BESKYTTELSE AF PERSONOPLYSNINGER

Vi forbeholder os retten til at opdatere og ændre denne politik om beskyttelse af personoplysninger efter behov, og når det er nødvendigt for at tilpasse den til databeskyttelseslovgivningen. Du kan altid finde den gældende version af vores politik om beskyttelse af personoplysninger på vores websider.

VORES KONTAKTOPLYSNINGER

Hallgruppen AS
Karoline Eggens vei 3
2016 Frogner
Norge
Org. nr. 915 846 432
Tlf.: +47 400 05 077
E-mail: post@hallgruppen.no

***

Denne politik om beskyttelse af personoplysninger blev senest opdateret den 23. juni 2023.